Aviso de Privacidad

Identidad y domicilio del responsable

Vchat by StudioVainilla, que opera comercialmente bajo la marca Vchat by StudioVainilla, es responsable del tratamiento de los datos personales recabados a través del sitio vchat.com.mx, la plataforma Vchat, formularios, canales de contacto, procesos de registro, contratación, soporte y demás puntos de interacción relacionados con el servicio.

Datos personales que podemos tratar

Dependiendo de la relación que tengas con Vchat y de las funcionalidades que utilices, podremos tratar las siguientes categorías de datos:

• Identificación: nombre, apellidos, nombre de usuario, cargo y empresa.
• Contacto: correo electrónico, teléfono, país, ciudad y datos que nos proporciones mediante formularios o comunicaciones.
• Cuenta y acceso: información de registro, preferencias, configuración de cuenta y datos asociados al uso del workspace.
• Comerciales y de servicio: plan contratado, historial de contratación, solicitudes, incidencias, soporte, productos o servicios de interés.
• Facturación y transaccionales: datos necesarios para procesar cobros, facturación y administración de la suscripción. Los datos completos de tarjetas bancarias pueden ser tratados directamente por el procesador de pagos y no necesariamente almacenados por Vchat.
• Uso y telemetría: dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, sistema operativo, páginas consultadas, eventos técnicos, registros de acceso, cookies e identificadores similares.
• Comunicaciones: mensajes, archivos, notas, solicitudes de soporte y demás información que nos envíes o que se genere al utilizar la plataforma.
• Datos incorporados por clientes: cuando una empresa utiliza Vchat para administrar sus propios contactos y conversaciones, podrá incorporar información de terceros conforme a sus propias obligaciones legales.

Datos personales sensibles

Vchat no solicita de manera ordinaria datos personales sensibles para la prestación general del servicio. Te pedimos no proporcionar información sensible salvo que sea estrictamente necesaria y exista una base jurídica válida para su tratamiento.

Finalidades primarias del tratamiento

Los datos personales podrán utilizarse para finalidades necesarias relacionadas con la prestación y administración del servicio, incluyendo:

• Crear, autenticar y administrar cuentas de usuario.
• Habilitar el periodo de prueba, planes, suscripciones y funcionalidades contratadas.
• Prestar funcionalidades de mensajería, CRM, agenda, tareas, automatizaciones, analítica y Agentes AI.
• Atender solicitudes de información, demostraciones, soporte técnico, incidencias y comunicaciones de servicio.
• Procesar pagos, renovaciones, facturación, cancelaciones y administración de la relación comercial.
• Configurar preferencias regionales, incluyendo país y moneda cuando corresponda.
• Prevenir abuso, fraude, accesos no autorizados y proteger la seguridad e integridad de la plataforma.
• Realizar mantenimiento, diagnóstico, monitoreo, mejora del rendimiento y continuidad operativa.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias, fiscales, contractuales o requerimientos de autoridad competente.
• Dar seguimiento a solicitudes enviadas desde formularios, WhatsApp, correo electrónico u otros canales de contacto.

Finalidades secundarias y mecanismo de negativa

Cuando corresponda y siempre que la legislación aplicable lo permita, también podremos utilizar ciertos datos para:

• Enviar novedades, contenidos, comunicaciones comerciales o información sobre nuevas funcionalidades.
• Realizar encuestas de experiencia y satisfacción.
• Analizar tendencias de uso con fines de mejora de producto y marketing.

Estas finalidades no son indispensables para mantener la relación jurídica o comercial. Puedes solicitar en cualquier momento que tus datos no sean utilizados para finalidades secundarias escribiendo a hola@vchat.com.mx con el asunto “Negativa de finalidades secundarias”.

Transferencias y proveedores de servicio

Para operar Vchat podemos apoyarnos en proveedores de infraestructura, alojamiento, mensajería, procesamiento de pagos, comunicaciones, soporte, analítica y servicios tecnológicos. Cuando dichos proveedores actúen únicamente por instrucciones de Vchat y conforme a un contrato, podrán tener el carácter de encargados o proveedores de tratamiento según resulte aplicable.

Asimismo, podremos realizar transferencias nacionales o internacionales cuando sean necesarias para:

• Cumplir la relación jurídica o contractual solicitada por la persona titular.
• Procesar pagos y administrar suscripciones mediante proveedores especializados.
• Integrar canales o servicios que el cliente haya decidido conectar a Vchat.
• Cumplir obligaciones legales o requerimientos de autoridades competentes.
• Proteger derechos, seguridad e integridad de Vchat, usuarios o terceros.

Cuando una transferencia requiera consentimiento conforme a la legislación aplicable, éste será solicitado mediante el mecanismo correspondiente.

Derechos ARCO

La persona titular puede ejercer, conforme a la legislación aplicable, sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO) respecto de sus datos personales.

Para ejercerlos, envía una solicitud a hola@vchat.com.mx con el asunto “Solicitud ARCO” e incluye, al menos:

• Nombre de la persona titular.
• Medio para comunicar la respuesta.
• Descripción clara del derecho que desea ejercer.
• Datos que permitan localizar la información relacionada.
• Documentación que acredite identidad y, en su caso, representación legal.
• En caso de rectificación, los datos correctos y documentación que sustente la modificación cuando sea pertinente.

La solicitud será atendida dentro de los plazos y bajo los requisitos establecidos por la normativa aplicable.

Revocación del consentimiento y limitación de uso

Puedes solicitar la revocación de tu consentimiento cuando éste sea la base del tratamiento, así como pedir la limitación del uso o divulgación de tus datos personales, escribiendo a hola@vchat.com.mx.

La revocación no tendrá efectos retroactivos y podrá no proceder cuando exista una obligación legal, contractual o una excepción prevista por la normativa que justifique continuar con determinado tratamiento.

Cookies y tecnologías de seguimiento

El sitio y la plataforma pueden utilizar cookies, almacenamiento local, píxeles, identificadores de sesión y tecnologías similares para permitir funciones esenciales, mantener sesiones, recordar preferencias, mejorar rendimiento, medir uso y analizar navegación.

Algunas tecnologías pueden ser operadas por terceros que prestan servicios de analítica, infraestructura, seguridad o marketing. Las cookies no esenciales deberán gestionarse conforme a las opciones de consentimiento disponibles en el sitio cuando sean aplicables.

Puedes administrar o bloquear determinadas cookies desde la configuración de tu navegador. Desactivar cookies esenciales puede afectar el funcionamiento del sitio o la plataforma.

Seguridad y conservación

Vchat implementa medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables orientadas a proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción, acceso o tratamiento no autorizado.

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas, mantener la relación contractual, atender responsabilidades legales y resolver posibles controversias. Posteriormente serán eliminados, anonimizados o bloqueados según resulte aplicable.

Datos de menores de edad

Vchat está dirigido principalmente a empresas, profesionales y personas con capacidad legal para contratar. No buscamos recabar deliberadamente datos personales de menores de edad mediante el registro directo a la plataforma.

Si detectamos que se proporcionaron datos de una persona menor sin la autorización correspondiente, podremos adoptar medidas para eliminarlos o restringir su tratamiento, salvo que exista una obligación legal que indique lo contrario.

Cambios al Aviso de Privacidad

Podemos actualizar este Aviso de Privacidad para reflejar cambios legales, operativos, tecnológicos o relacionados con nuestros servicios. La versión vigente estará disponible en vchat.com.mx/aviso-de-privacidad/ e indicará su fecha de última actualización.

Cuando un cambio sea material y la normativa lo requiera, podremos comunicarlo mediante el sitio, la plataforma, correo electrónico u otros medios apropiados.

Contacto sobre privacidad

Para dudas, solicitudes o asuntos relacionados con privacidad y protección de datos personales puedes comunicarte con Vchat mediante: