Aviso de Privacidad

Identidad y domicilio del responsable

Mario Humberto Gutiérrez Morales, persona física con actividad empresarial en México, es el responsable del tratamiento de datos personales relacionados con los sitios y servicios propios de Vchat by Studio Vainilla. Vchat es la plataforma de software como servicio (SaaS) desarrollada y operada comercialmente por Studio Vainilla; no se presenta como una sociedad mercantil independiente.

Domicilio de contacto comercial publicado: Paseo Simón Bolívar núm. 115, Zona Centro, C.P. 31000, Chihuahua, Chihuahua, México. Para solicitudes relativas a datos personales puede escribirse al correo oficial del responsable: hola@studiovainilla.com.

El sitio web del responsable es www.studiovainilla.com y el sitio de la plataforma es vchat.com.mx. Este aviso cubre los datos que tratamos directamente al ofrecer Vchat, el registro, facturación, soporte y operación del servicio, y explica por separado el tratamiento de datos que las empresas usuarias incorporan a sus espacios de trabajo.

Datos personales que podemos tratar

La información tratada depende de la relación con Vchat y de las funciones efectivamente activadas:

• Identificación y contacto: nombre, empresa, puesto, correo electrónico, teléfono, país y ciudad.
• Cuentas y servicio: credenciales protegidas, roles, departamento, configuración del espacio de trabajo, plan, suscripciones y solicitudes de soporte.
• Pagos y facturación: datos fiscales, referencias de pago e información de suscripción; los datos de tarjetas pueden ser procesados por proveedores de pago y no por Vchat directamente.
• Información técnica: dirección IP, navegador, dispositivo, registros de seguridad, sesiones, errores técnicos y preferencias.
• Mensajería e integraciones: mensajes, identificadores de contacto y de conversación, fechas, canal de origen, nombre, foto de perfil y otros datos cuando la plataforma de origen los proporcione y el permiso lo autorice; también archivos y audios intercambiados.
• CRM y automatizaciones: datos de contactos, notas, etiquetas, estados, tareas, historial de atención, solicitudes de cita y respuestas generadas o asistidas con IA cuando la empresa habilite esas funciones.

Datos sensibles y terceros

Vchat no exige normalmente datos personales sensibles para crear una cuenta. No deben compartirse por medio del servicio salvo que exista una razón válida, medidas adecuadas y cumplimiento de la normativa. Las empresas usuarias son responsables de informar a sus propios contactos sobre el tratamiento que realizan.

Responsable y encargado en los espacios de trabajo

Cuando una empresa contrata Vchat para atender a sus clientes y decide qué datos recopilar, cómo utilizarlos y durante cuánto tiempo conservarlos, esa empresa generalmente actúa como responsable del tratamiento de sus contactos y conversaciones. Vchat puede actuar como encargado o proveedor de procesamiento en la medida en que trata esos datos para prestar el servicio conforme a las instrucciones y acuerdos aplicables.

Las solicitudes sobre mensajes o datos aportados por una empresa podrán requerir la intervención del administrador de su espacio de trabajo. Si una persona escribe directamente a Vchat, ayudaremos a identificar al responsable correspondiente y canalizaremos su solicitud según proceda.

Finalidades primarias del tratamiento

Tratamos la información necesaria para:

• Crear y administrar cuentas, autenticar usuarios, habilitar pruebas, planes y suscripciones.
• Conectar, por autorización del cliente, servicios de WhatsApp Business, Facebook Messenger, Instagram y otros canales compatibles.
• Recibir, mostrar, organizar y enviar mensajes; asignar conversaciones y permitir seguimiento en el Inbox y el CRM.
• Proporcionar calendario, tareas, tickets, analítica, respuestas guardadas y otras funciones contratadas.
• Procesar contenidos mediante automatizaciones y agentes de inteligencia artificial cuando esas funciones estén habilitadas y sujetas a la configuración del cliente.
• Prestar soporte técnico, resolver incidentes y comunicar cambios operativos o de seguridad.
• Administrar pagos, facturación, renovaciones y obligaciones contractuales.
• Detectar abuso, proteger accesos, mantener registros operativos y cumplir obligaciones legales.

Los datos procedentes de Meta se utilizan para las funcionalidades autorizadas de comunicación y gestión del servicio, sujeto a sus permisos y políticas aplicables.

Finalidades secundarias y negativa

Cuando corresponda, podremos enviar novedades, invitaciones, encuestas de satisfacción o información comercial sobre productos de StudioVainilla y Vchat. Estas finalidades no son indispensables para la prestación del servicio.

Puedes oponerte al uso de tus datos para esas finalidades enviando un correo a hola@studiovainilla.com con el asunto Negativa de finalidades secundarias, o mediante el mecanismo de baja incluido en las comunicaciones cuando exista.

Conexiones con Meta y otras plataformas

Una empresa puede conectar cuentas autorizadas de Facebook Messenger, Instagram y WhatsApp Business para gestionar interacciones desde Vchat. La plataforma podrá recibir datos habilitados por las APIs oficiales, según las autorizaciones, la configuración y las políticas de cada servicio.

Estos datos pueden incluir identificadores de cuentas, páginas y conversaciones, mensajes y archivos, marcas temporales e información básica de perfil que el proveedor entregue legalmente. Algunos datos, como correo electrónico o teléfono de un usuario de Messenger, no están disponibles de forma general; Vchat no asegura obtenerlos.

La empresa puede solicitar la desconexión del canal desde los controles disponibles o contactar a soporte. Desconectar una cuenta no necesariamente elimina inmediatamente los historiales previamente conservados cuando exista una razón contractual o legal para retenerlos; las solicitudes de borrado se tramitan conforme a este aviso y al responsable del workspace.

No comercializamos los datos de mensajes o perfiles obtenidos a través de Meta. El acceso y uso de esos datos debe respetar las políticas de plataforma y los permisos otorgados.

Encargados, proveedores y transferencias

Para prestar el servicio podemos apoyarnos en empresas proveedoras de alojamiento, seguridad, comunicaciones, integración de canales, procesamiento de pagos, analítica, soporte e inteligencia artificial, de acuerdo con las funciones utilizadas. Algunos servicios pueden procesar información fuera de México.

Distinguimos entre el tratamiento por prestadores que operan por cuenta del responsable y las transferencias a terceros que correspondan conforme a la legislación aplicable. Cuando una transferencia requiera consentimiento, éste se solicitará por el mecanismo pertinente. Los proveedores deberán sujetarse a obligaciones de confidencialidad y protección de la información según corresponda.

La utilización de una integración externa puede quedar sujeta también a sus propios avisos y políticas.

Derechos ARCO

Las personas titulares podrán ejercer, conforme a la legislación aplicable, los derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO) sobre sus datos personales.

Para presentar una solicitud escribe a hola@studiovainilla.com con el asunto Solicitud ARCO, e incluye:

• Nombre de la persona titular y medio de respuesta.
• Derecho que desea ejercer y descripción de los datos relacionados.
• Elementos para identificar la cuenta o el servicio correspondiente.
• Documentos necesarios para acreditar identidad o representación, por un medio seguro.
• Si solicitas rectificación, datos correctos y el sustento pertinente.

Responderemos dentro de los plazos legales aplicables. Cuando Vchat actúe como encargado de una empresa cliente, podremos dirigir la solicitud al responsable de ese espacio de trabajo.

Revocación, limitación y eliminación

Podrás solicitar la revocación del consentimiento cuando proceda, así como la limitación del uso o divulgación de tus datos. La revocación no tendrá efectos retroactivos y podrá estar sujeta a obligaciones legales o contractuales vigentes.

Eliminación de datos relacionados con Meta

Para solicitar la eliminación de información que pudiera estar vinculada a Messenger, Instagram o WhatsApp, escribe a hola@studiovainilla.com indicando el canal involucrado, el negocio o espacio de trabajo y la información a localizar. No envíes contraseñas ni tokens.

Verificaremos la identidad o la autorización que corresponda y, si los datos pertenecen al espacio de una empresa cliente, coordinaremos la solicitud con su responsable. Informaremos el resultado y cualquier conservación obligatoria que impida la eliminación inmediata.

El procedimiento informativo no sustituye las funciones técnicas de eliminación y desconexión que deban configurarse en Meta Developers.

Cookies y tecnologías similares

El sitio y la plataforma pueden utilizar cookies, almacenamiento local, identificadores de sesión y tecnologías similares para autenticación, seguridad, preferencias, funcionamiento y medición del servicio.

Si se emplean cookies no esenciales que requieran consentimiento, éste deberá obtenerse mediante los controles correspondientes. Puedes gestionar cookies en tu navegador, aunque desactivar algunas puede limitar funciones esenciales.

Seguridad y conservación

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y organizativas orientadas a reducir riesgos de acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación de datos. Ningún sistema garantiza seguridad absoluta.

La conservación depende del tipo de dato, la configuración de cada espacio de trabajo, la relación contractual, las necesidades de seguridad y los plazos legales. Una vez concluido el periodo aplicable, los datos se eliminarán, bloquearán o anonimizarán según corresponda. También pueden existir copias de respaldo sujetas a ciclos de retención.

Datos de menores de edad

Vchat se dirige a empresas y personas con capacidad para contratar servicios. No está diseñado para que menores de edad creen directamente cuentas de administración. Si conocemos un tratamiento indebido relacionado con menores, revisaremos la solicitud y adoptaremos las acciones que correspondan a nuestra función y a la legislación aplicable.

Modificaciones al aviso

Podremos actualizar este documento para reflejar cambios en el servicio, proveedores o normativa. La versión vigente se publicará en https://vchat.com.mx/aviso-de-privacidad/ con su fecha de actualización. Cuando proceda, se comunicarán los cambios materiales por los canales apropiados.

Contacto para privacidad

Para consultas sobre privacidad, derechos personales, solicitudes relacionadas con Meta o eliminación de datos, utiliza los siguientes medios: